Quản trị khách sạn và những lỗi cần tránh

Quản trị khách sạn và những lỗi cần tránh

09:56:45 04-03-2016

Ngày nay, cùng với tốc độ phát triển của các ngành nghề thì du lịch đóng vai trò quan trọng và góp phần đáng kể vào sự tăng trưởng kinh tế của một hoặc nhiều quốc gia. Ngành công nghiệp quản trị du lịch, cụ thể là quản lý khách sạn cũng đã phát triển và cho ra những sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao và đem về nguồn thu đáng ghi nhận và đáp ứng được mong đợi của du khách.

Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả tích cực thì cũng còn những hạn chế do năng lực quản lý, công tác chuẩn bị, kiến thức và kinh nghiệm….của chính đội ngũ quản lý gây ra.

Ông Sonny Sơn - TGĐ Công ty Tư vấn và Quản lý KS Khôn Ngoan (SSHM)

Qua nhiều năm làm công tác tư vấn & quản lý, Ông Sonny Sơn, Tổng Giám Đốc Cty Tư vấn & Quản lý khách sạn Khôn Ngoan(SSHM), đã nghiên cứu, tìm kiếm và rút tỉa từ nhiều nguồn tham khảo để đem đến cho đọc giả bài viết thú vị sau đây về 10 điều thiếu sót thông thường mà các chuyên gia khách sạn thường mắc phải:

10 thiếu sót thông thường nhất

Theo kinh nghiệm của tôi, sau đây là 10 lỗi thông thường nên tránh khi hoạch định và thực thi tiền khai trương và khai trương khách sạn

1. Thiếu các văn phòng tiền khai trương được trang bị các trang thiết bị cơ bản cho giai đoạn này ( tiền khai trương như bàn ghế văn phòng, điện thoại, internet và website…)

2. Thiếu các danh sách kiểm tra ( checklist) đối với Tổng Giám Đốc và các bộ phận khác nhằm chỉ ra các tác vụ phải hoàn thành và khung thời gian. Việc phát triển các danh sách này và sự phối hợp phải được thực thi bởi Tổng Giám Đốc cùng sự giám sát sát sao từ tổng hành dinh của công ty điều hành và sự theo dõi thường xuyên về tiến độ của chủ đầu tư. Có ý khuyên rằng chủ đầu tư nên họp với Tổng Giám Đốc thường xuyên mỗi tuần một lần hoặc ít nhất hai tuần một lần để theo dõi tiến độ của tất cả các hoạt động và bảo đảm sự tuân thủ đúng thời gian

3. Thiếu bảng ngân sách hậu sảnh chi tiết ( B.O.T.H) đối với tất cả trang thiết bị cần thiết để hoạt động khách sạn. Bảng ngân sách này phải bao gồm tất cả vật dụng không nằm trong tổng thiết kế nội thất của khách sạn. Bảng ngân sách hậu sảnh phải bao gồm các thông số và chi tiết cùng với giá cả đã lên ngân sách. Bảng ngân sách này có thể bao gồm tất cả nguồn vật dụng cho hoạt động như đồ thủy tinh, đồ bạc, đồ vải, vật dụng bếp, vật dụng bar, đồ sứ, đồng phục, dụng cụ kỹ thuật và hóa chất, một số tài liệu in ấn chuẩn bao gồm thực đơn và tất cả vật dụng hoạt động cho phòng và ẩm thực, trang thiết bị tin học, bàn ghế văn phòng, hệ thống điện thoại, các máy vi tính, máy photocopy và các vật dụng khác không nằm trong danh sách vật dụng thiết kế nội thất. Bảng ngân sách hậu sảnh cần hoàn tất ít nhất 12 tháng trước khi khai trương nhằm dành đủ thời gian để lấy báo giá và đặt hàng. Tất cả vật dụng hậu sảnh phải được nhận vào khách sạn ít nhất một ( 01) tháng trước ngày khai trương dự kiến để có thời gian sắp xếp bàn ghế văn phòng, kê giá trang thiết bị hoạt động và lưu trữ chúng, phân phát vật dụng hoạt động cho các bộ phận khác nhau đúng thời gian để lau chùi và đào tạo…

4. Thiếu bảng ngân sách tiền khai trương chi tiết, bao quát và thực tế. Tổng dự kiến cho các hoạt động khác nhau như quảng cáo, nhân lực…không đầy đủ. Phải chỉ ra chi tiết các chiến dịch quảng cáo và thị trường mục tiêu. Thời gian thuê mướn và ngày bắt đầu làm việc của các trưởng bộ phận và nhân viên phải được chỉ ra cho từng chức vụ. Cần thiết phải có bảng ngân sách hoàn chỉnh cho lương và quyền lợi trong giai đoạn tiền khai trương. Chi tiêu cho Tổng Giám Đốc phải được liệt kê chi tiết theo hạng mục, việc đi lại, chi phí văn phòng, khuyến mãi khác, phí pháp lý, phí tuyển dụng, phí đào tạo và chi phí hoạt động khác trong suốt giai đoạn này…

5. Thiếu sự chú ý đến các vấn đề pháp lý như các loại giấy phép được yêu cầu hoạt động trong quốc gia sở tại, ví dụ như giấy phép bán rượu, giấy phép hoạt động…Điều này cũng bao gồm sự chuẩn bị các hợp đồng theo chuẩn khác nhau như hợp đồng làm việc cho nhân viên địa phương và nước ngoài, các tiện ích, hợp đồng thuê quầy bán hàng, hợp đồng tiệc, kinh doanh, sự kiện đặc biệt, hợp đồng bảo trì và các hợp đồng thương mại khác. Một vấn đề pháp lý khác cần được thông suốt là bất kỳ yêu cầu pháp lý nào để duy trì sổ sách kế toán và qui trình ra hóa đơn, tất cả thông tin pháp lý về việc chuẩn bị thanh toán lương, khấu trừ lương, luật và các qui định lao động, các nguyên tắc an sinh xã hội theo hạng mục nhân viên . bảo hiểm cho nhân viên, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cho đối tác thứ 3 và tất cả loại bảo hiểm khác do luật yêu cầu…

6. Thiếu khung thời gian thực tế để thuê mướn nhân sự cần thiết. Đây là một hoạt động tối quan trọng và tới nay được cho là chi phí lớn nhất trong suốt giai đoạn tiền khai trương và phải được theo dõi sát sao nhằm không vượt quá ngân sách mà điều này rất dễ xảy ra. Khung thời gian được gợi ý phải được trình bày và thảo luận với chủ đầu tư rõ ràng trước. Trong hầu hết các cuộc tiền khai trương và theo từng kích thước và trang thiết bị của khách sạn, khung thời gian sau đây có thể đủ để bảo đảm khai trương thông suốt

Vị Tổng Giám Đốc ( là 10-12 tháng trước ngày khai trương dự kiến )

Trợ lý Tổng Giám Đốc ( 8-10 tháng trước ngày khai trương dự kiến )

Giám Đốc kỹ thuật ( 10-12 tháng trước ngày khai trương dự kiến )

Giám Đốc tài chính ( 8-10 tháng trước ngày khai trương dự kiến )

Giám Đốc kinh doanh- tiếp thị ( 8-10 tháng trước ngày khai trương dự kiến )

7. Thiếu nhận thức tạo ra trong thị trường nội địa và quốc tế, không chỉ là trực tuyến mà còn sử dụng mọi kênh truyền thống nhằm bảo đảm rằng những ai có khả năng tạo ra nhu cầu nhận thức được các điểm độc nhất của cơ sở- và sự ưa thích đối với đội ngũ quản lý tạo được trải nghiệm tuyệt vời

8. Thiếu một website chuyên nghiệp liệt kê chi tiết trang thiết bị khách sạn, giá cả và tình hình phòng ốc- và ngày khai trương

9. Thiếu một chương trình liên hệ bền vững với các thể chế tài chính cấp vốn cho khách sạn trực tiếp hoặc thông qua chủ đầu tư

10. Thiếu bàn giao hoàn chỉnh đối với các trang thiết bị cho Giám Đốc kỹ thuật. Giám Đốc kỹ thuật phải tận dụng sự có mặt của các chuyên viên kỹ thuật khác nhau trong suốt giai đoạn xây dựng để hoàn toàn làm quen với tất cả các mặt kỹ thuật của toà nhà và các trang thiết bị.

Cuối cùng, sẽ là một lợi thế bổ sung nếu Tổng Giám Đốc và các thành viên khác có kinh nghiệm trước đó về các cuộc tiền khai trương và khai trương chính thức; nếu không thì việc kiểm soát sát sao và chặt chẽ phải được thực thi bởi tổng hành dinh và chủ đầu tư

Liên lạc:

Smart Solutions & Hotel Management(SSHM)

Hotline: 0979700701

Email: sm@sshotelmanagement.com

Web: www.sshotelmanagement.com